Geschäftsprozessoptimierung: 5 Vorteile, warum es sich lohnt

6. April 2023



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Die Digitalisierung hat dazu geführt, dass viele Unternehmen einem erhöhten Wettbewerbsdruck ausgesetzt sind. Die Produktlebenszyklen und Wertschöpfungsketten werden kürzer, während der Preisdruck steigt. Die Konkurrenz schläft nicht und ist durch die Prozessdigitalisierung oft schon einen Schritt voraus. Bevor Sie sich jedoch Prozesse digitalisieren, ist von entscheidender Bedeutung sich mit der Geschäftsprozessoptimierung zu beschäftigen. Effiziente und gut durchdachte interne Abläufe sind der Schlüssel für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie Sie Geschäftsprozesse effektiv optimieren und welche Vorteile Ihr Unternehmen davon hat. Von der Steigerung der Produktivität und Effizienz bis hin zur Verbesserung der Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen werden wir Ihnen alles zeigen, was Sie wissen müssen, um das volle Potenzial Ihrer Geschäftsprozesse auszuschöpfen.

Was bedeutet Geschäftsprozessoptimierung?

Geschäftsprozessoptimierung bezieht sich auf die Implementierung von Methoden, Strategien, Disziplinen und Taktiken zur Verbesserung eines bestimmten Prozesses.

Wenn ein Unternehmen wächst, werden sich parallel dazu auch die Geschäftsprozesse weiterentwickeln. Dabei können die Prozesse auf eine bestimmte Aktivität in Unternehmensbereichen ausgerichtet sein, wie das Anlegen von Aufträgen, die Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder das Onboarding neuer Mitarbeiter sein. Jeder Geschäftsprozess umfasst dabei eine bestimmte Reihenfolge bekannter Schritte, die zum gewünschten Ergebnis führen.

Im Lauf der Zeit entwickeln sich die Prozesse unterschiedlich stark weiter. Sie müssen daher kontinuierlich evaluiert, verbessert und optimiert werden. Wo dies nicht geschieht, ist mit Unzufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden zu rechnen. Auch kostspielige betriebliche Ineffizienzen sind möglich, die sogar zu Marktanteilsverlusten führen können.

Daher ist die Verbesserung und Optimierung von Geschäftsprozessen der Kern des Geschäftsprozessmanagements. Dafür ist es notwendig die Geschäftsprozesse zu identifizieren, zu bewerten und zu überwachen.

Schritte zur Geschäftsprozessoptimierung

Identifikation

Während der Identifizierungsphase werden die Prozesse anhand der IST-Zustände ausgewählt, die optimiert werden müssen. Auffällig sind beispielsweise Arbeitsprozesse, die hohe Kosten verursachen, extrem umständlich sind, lange dauern und damit zu unzufriedenen Kunden führen. Anhand dieser Kriterien werden Sie schnell und einfach die Bereiche identifizieren, die optimiert werden müssen. Definieren Sie für diese identifizierten Geschäftsprozesse dann einen optimalen SOLL-Zustand.

Analyse

Jetzt werden die identifizierten Arbeitsprozesse mit Methoden wie einer SWOT-Analyse oder Potenzialanalyse bewertet. Dabei wird auch der Zweck eines Prozesses innerhalb des Workflows kritisch zu hinterfragt. Durch die Analyse der Geschäftsprozesse erhalten Sie wertvolle Informationen über deren Qualität und Reife. Mit diesen Erkenntnissen können Sie die entsprechenden Anpassungen an den betreffenden Stellen im Prozess vornehmen und somit eine effektive Optimierung durchführen.

Implementierung

Der nächste entscheidende Schritt besteht darin, die zuvor skizzierte Prozessoptimierung auf eine neue und effektivere Weise umzusetzen. Dabei kann auf Methoden wie „Business Process Reengineering“ (BPR) oder der „Kontinuierliche Verbesserungsprozess“ (KVP) zurückgegriffen werden. Jede Methode verfolgt dabei ihren eigenen Ansatz und sollte daher anhand individueller Faktoren wie Budget, Zeitrahmen und technischer Umsetzbarkeit ausgewählt werden. Nach Abschluss der Implementierung der neuen modifizierten Prozesse werden die Ergebnisse analysiert und notwendige Anpassungen vorgenommen, um sicherzustellen, dass sie so effektiv wie erwartet ist.

Automatisierung

Wenn die Prozesse gut funktionieren, ist es jetzt an der Zeit in die Digitalisierung und Automatisierung des Prozesses im gesamten Workflow einzusteigen. Die Automatisierung bietet einen zentralen Vorteil: Unternehmen können nun jederzeit auf neue Entwicklungen reagieren. Die Prozessdigitalisierung ist ein Treiber für eine stetige effektive Geschäftsprozessoptimierung. Sie sorgt dabei für erhebliche Produktivitätssteigerungen. Sind Sie einmal mit der Prozessautomatisierung gestartet, lassen sich Arbeitsabläufe im Rahmen des Workflow-Managements analysieren, modellieren, koordinieren und steuern.

Monitoring

Nach der erfolgreichen Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse folgt die abschließende Monitoring-Phase. Dabei werden die optimierten Prozesse überwacht und anhand individuell ausgewählter Kennzahlen (KPIs) gemessen. So überprüfen Sie, ob die Optimierung erfolgreich war und die gewünschten Ergebnisse erzielt wurden oder ob weitere Anpassungen notwendig sind. Sie können neue Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungen wünschenswert sind, oder festzustellen, wo kritische Probleme vorhanden sind und diese beheben.

Was sind die Vorteile der Prozessoptimierung?

Optimal laufende Prozesse sind ideal für jedes Unternehmen, das qualitativ hochwertige, konsistente Produkte und Dienstleistungen liefern möchte. Sie sind geradezu unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben und das volle Potenzial eines Unternehmens auszuschöpfen.

Es lohnt sich immer, optimale Prozesse im Unternehmen anzustreben. Mit einer konsequenten Geschäftsprozessoptimierung lassen sich Fehler reduzieren, Prozessabschlusszeiten verkürzen und Doppelarbeit eliminieren. Dadurch wird die Gesamtleistung Ihres Unternehmens verbessert. Wir haben Ihnen die wichtigsten fünf Vorteile hier zusammengestellt:

1. Reduzierung von Redundanzen

Einer der ersten Gründe, warum die klügsten Köpfe in der Wirtschaft auf die Optimierung von Geschäftsprozessen schwören, ist die Reduzierung von Redundanzen. Schon kleine Redundanzen und Prozesslücken können ansonsten effiziente Systeme beeinträchtigen, die die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens schwächen können.

2. Schnellere Anpassung an neue Bedingungen

Unternehmen, die auf Prozessoptimierung setzen, profitieren außerdem von einer größeren Anpassungsfähigkeit. Mit optimierten Geschäftsprozessen beispielsweise in der Produktentwicklung, können Sie schneller auf sich ändernde Marktbedingungen, die Dynamik der Kundennachfrage oder unerwartete Rückschläge reagieren. Ihr Team erkennt dadurch viel früher Chancen und ist in der Lage, schneller zu handeln. Das ist der Schlüssel, um dem Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein und Situationen zu vermeiden, die Ihrem Unternehmen schaden könnten.

3. Reibungslose Abläufe im Kerngeschäft

Die Optimierung von Geschäftsprozessen trägt dazu bei, ein starkes Fundament zu schaffen, das einen reibungslosen Geschäftsablauf garantiert. Sobald dies erreicht ist, ist es einfacher, weitere Prozessverbesserungen zu finden. Durch die Optimierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen flexibler und agiler auf Veränderungen im Markt reagieren. Sie können schnell auf neue Entwicklungen reagieren und Anpassungen vornehmen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten oder zu verbessern. Durch eine verbesserte Qualität in den Kernprozessen werden schnellere Lieferzeiten erreicht. Dadurch werden Kunden zufriedener und bleiben dem Unternehmen treu.

4. Senkung der Kosten durch erhöhte Effizienz und Qualität

Eine optimierte Geschäftsprozesslandschaft hilft Unternehmen, ihre Kosten zu senken sowie die Effizienz und Qualität der Prozesse eines Unternehmens, einer Abteilung oder eines Teams zu verbessern. Die Optimierung verhindert, dass ineffiziente Prozesse Budgets und wichtige Ressourcen verbrauchen. Sie minimiert gleichzeitig die Verschwendung von Ressourcen, Zeit und Material. Durch die Verbesserung von Abläufen können Unternehmen nicht nur ihre Betriebskosten reduzieren, sondern es werden auch Fehler reduziert, die Produkte und Dienstleistungen zuverlässiger und kundenfreundlicher machen.

5. Präzisere Informationen durch hohe Datenqualität

Durch den Zugang zu relevanten und genauen Daten kann Ihr Team kostspielige Fehler vermeiden, die Einhaltung von Branchen- und Gesetzesvorschriften sicherstellen und die individuelle Leistung der Teammitglieder verbessern. Mit automatisierter Dateneingabe und -bereitstellung kann Ihr Team sicher sein, dass es mit genauen und zuverlässigen Informationen versorgt wird. Geschäftsprozessoptimierung gewährleistet, dass Ihre Teammitglieder immer Zugriff auf die Informationen haben, die sie benötigen, um das Unternehmen erfolgreich zu führen. Besonders vorteilhaft sind softwaregestützte Berechtigungs- und Zugriffssysteme, um sicherzustellen, dass nur bestimmte Personen Zugriff auf sensible Daten haben.

Optimierung automatisieren

Die Konkurrenz schläft nicht und ist durch die Prozessdigitalisierung oft schon einen Schritt voraus. Um nachhaltigen Erfolg zu erzielen, ist die Geschäftsprozessoptimierung durch die Digitalisierung insbesondere für KMUs von entscheidender Bedeutung. Die Automatisierung bereits optimierter interner Abläufe sorgt für eine höhere Produktivität und Effizienz.

McKinsey berichtet, dass zwei Drittel der Unternehmen damit begonnen haben, mindestens eine Geschäftsfunktion zu automatisieren. Das ist ein positiver Trend im Vergleich zu nur wenigen Jahren zuvor. Darüber hinaus machen die Unternehmen, die ihre Automatisierungsziele erreichen, diese neben Menschen und Technologie zu einer strategischen Priorität. 57 Prozent der IT-Führungskräfte geben an, dass die Prozessautomatisierung in ihren Organisationen 10 bis 50 Prozent der Kosten für die Abteilungen einspart.

Die Automatisierung von Routineaufgaben ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich auf Arbeiten zu konzentrieren, die einen höheren Mehrwert schaffen. Diese Art von Arbeit erfordert Kreativität, menschliche Intelligenz und Innovation. Daher hilft die Automatisierung, nicht nur stets die optimalen Arbeitsabläufe zu gewährleisten, sondern ermöglicht auch Innovation. In unserem Blogartikel „Automatisierung von Geschäftsprozessen: Starten Sie in die digitale Transformation“ erfahren Sie mehr zu diesem Thema.

Tipps für den erfolgreichen Abschluss der Prozessoptimierung

Unabhängig von Ihrem Ansatz zur Geschäftsprozessoptimierung helfen diese Tipps Ihrem Unternehmen, Initiativen zur Prozessoptimierung erfolgreich durchzuführen:

  • Definieren Sie Ihre Geschäftsziele so klar wie möglich. Dies ist wichtig, da Ihre Ziele Ihre Bezugspunkte sind, wenn Sie Ihre Optimierungsbemühungen durcharbeiten.
  • Entwerfen Sie Ihre Optimierungsstrategie gründlich und nehmen Sie sich auch die Zeit, um die endgültigen Ergebnisse zu verbessern.
  • Fangen Sie klein an, indem Sie das neue Prozessdesign unter kontrollierten Bedingungen studieren. Auf diese Weise sind Sie besser darauf vorbereitet, um es auf einen größeren Bereich auszudehnen und dann die Ergebnisse zu analysieren.
  • Verfolgen und Überwachen Sie die Optimierungsergebnisse.
  • Passen Sie bei der Automatisierung von Prozesskomponenten auf, damit sie nicht deren Gesamtqualität beeinträchtigen.
  • Dokumentieren Sie alle Bemühungen, damit Sie Aufzeichnungen haben, die Sie bei Bedarf überprüfen können.

Grundsätzlich gilt: Prozesse unterliegen immer der Verbesserung, weil das Geschäftsumfeld selbst immer im Wandel ist. Angesichts des enormen Wettbewerbs durch andere Unternehmen und disruptiver Technologien ist die Optimierung von Geschäftsprozessen der Schlüssel zum Erfolg auf dem modernen Markt.

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