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Künstliche Intelligenz (KI) spielt eine zunehmend wichtige Rolle in der öffentlichen Verwaltung. Sie bietet die Möglichkeit, Prozesse effizienter zu gestalten und den Service für Bürgerinnen und Bürger zu verbessern. Viele Kommunen und Behörden stehen jedoch noch am Anfang und fragen sich: Wie gelingt der pragmatische Einstieg? In diesem Artikel finden Sie geeignete Use Cases für KI in der öffentlichen Verwaltung. Wir zeigen konkrete Einsatzfelder auf, diskutieren Herausforderungen und geben praxisnahe Empfehlungen.
Unser Ziel: Sie bekommen einen fundierten Leitfaden, wie Sie pragmatisch starten, Risken minimieren und KI-Akzeptanz im Haus schaffen.
Warum KI in der öffentlichen Verwaltung jetzt relevant ist
Demografischer Wandel und Fachkräftemangel
Der Fachkräftemangel trifft die öffentliche Verwaltung besonders stark. Viele Beschäftigte der geburtenstarken Jahrgänge gehen in den nächsten Jahren in den Ruhestand, während der Nachwuchs fehlt. Vor allem IT- und Verwaltungsexperten sind schwer zu finden. KI kann hier gezielt entlasten, z.B. bei Routinetätigkeiten oder der Vorverarbeitung von Anträgen.
Politische Rahmenbedingungen
Bund und Länder fördern die digitale Transformation in Verwaltungen zunehmend mit Programmen, Modellprojekten und rechtlichen Vorgaben. Auch auf EU-Ebene entsteht mit dem AI Act ein verbindlicher Rahmen für den verantwortungsvollen Einsatz von KI im öffentlichen Sektor. Das ebnet den Weg für Behörden, in Pilotprojekte zu investieren.
Steigende Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger
Bürgerinnen und Bürger erwarten digitale Verwaltungsservices, die einfach, schnell und jederzeit verfügbar sind. KI kann hier unterstützen, zum Beispiel mit Chatbots für häufige Anfragen oder der automatisierten Bearbeitung von Standardverfahren.
Geeignete Use Cases für den Einstieg in künstliche Intelligenz
Nicht jede Aufgabe in der Verwaltung eignet sich für den KI-Einsatz, aber einige Felder bieten großes Potenzial bei überschaubarem Aufwand:
- Dokumentenklassifikation: KI kann eingehende Schreiben automatisch erkennen, kategorisieren und an die richtige Stelle weiterleiten. Das entlastet die Poststelle oder zentrale Sachbearbeitung.
- Chatbots für Bürgeranfragen: Ein digitaler KI-Assistent beantwortet rund um die Uhr häufige Fragen, z.B. zu Abfallkalendern, Öffnungszeiten, Formularen oder Anträgen.
- Antragsprüfung: In Bereichen wie BAföG, Wohnungswesen oder Kfz-Zulassung können KI-Systeme Anträge auf Vollständigkeit prüfen und Plausibilitäten erkennen. Das basiert auf Large Language Models, also Ansätze generativer KI. Die letzte Instanz für Entscheidungen ist immer die finale Prüfung durch Menschen.
- Mängelmelder oder Meldeverfahren: Fotos von Straßenschäden oder Müllablagerungen werden automatisch erkannt, georeferenziert und an die zuständige Stelle weitergeleitet.
Mit welchen konkreten Herausforderungen kämpfen Behörden?
Ob Sie KI im Unternehmen oder KI in der öffentlichen Verwaltung einsetzen, es ist kein Selbstläufer. Viele Kommunen und Fachbereiche sehen sich mit ganz praktischen Hindernissen konfrontiert:
- Unzureichende Datenlage: Viele Verwaltungen arbeiten mit Papierakten, verteilten Fachverfahren oder uneinheitlichen Datenstrukturen. Die Voraussetzung für den KI-Einsatz sind strukturierte, digitale Daten. Das ist oft nicht gegeben.
- Mangel an technischer Infrastruktur: Fehlende Schnittstellen, begrenzte IT-Kapazitäten oder veraltete Systeme erschweren den Einsatz moderner Technologien.
- Rechtliche Unsicherheit: Vor allem der Datenschutz stellt eine hohe Hürde dar. Behörden müssen nachvollziehbar erklären können, wie KI zu Entscheidungen beiträgt, und personenbezogene Daten besonders schützen.
- Wissensdefizite im KI-Bereich: Es fehlt oft an Know-how zu KI-Grundlagen, Modellbewertung oder technischer Umsetzung. Zudem besteht Unsicherheit, welche Anwendung mit dem Einsatz von KI überhaupt sinnvoll automatisiert werden können.
- Kulturelle Vorbehalte: Einige Mitarbeitende befürchten, durch KI ersetzt zu werden oder die Kontrolle über Verwaltungsentscheidungen zu verlieren. Hier braucht es transparente Kommunikation und begleitendes Change Management.
Rechtssicher umsetzen: Datenschutz und AI Act im Blick
Bevor Sie KI-Lösungen in den Fachbetrieb bringen, schaffen Sie klare Leitplanken. Prüfen Sie die Rechtsgrundlage und den Zweck der Verarbeitung, führen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch und legen Sie Lösch- sowie Berechtigungskonzepte fest. Sorgen Sie für Datenminimierung, Pseudonymisierung und technische wie organisatorische Maßnahmen, die Zugriff, Protokollierung und Audit Trails zuverlässig abdecken.
Klassifizieren Sie das Vorhaben nach EU AI Act. Für potenziell hochriskante Anwendungsfälle braucht es ein belastbares Risikomanagement, saubere Daten- und Modellgovernance, vollständige technische Dokumentation, transparente Hinweise für Nutzer, menschliche Aufsicht sowie laufendes Monitoring mit Incident-Prozessen.
Regeln Sie die Zusammenarbeit mit Anbietern über Auftragsverarbeitungsverträge, klare Nachweise zur Konformität, Support- und Updatepflichten sowie Vorgaben zu Logging und Qualitätsmetriken. Stellen Sie Transparenz gegenüber Mitarbeitenden und Bürgerinnen und Bürgern her, kennzeichnen Sie automatisierte Unterstützung und halten Sie die finale Entscheidung bei Menschen.
Praxisempfehlung: Starten Sie jedes Pilotprojekt mit einem kompakten Datenschutzcheck, einer AI Act Readiness Prüfung und einer verbindlichen Checkliste für Governance, Rollen und Dokumentation.
Vorteile für Behörden: Wo KI sofort wirkt
Der gezielte Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) bringt der öffentlichen Verwaltung eine Vielzahl an Vorteilen. Das gilt vor allem bei dokumentenlastigen Prozessen aber auch im direkten Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern.
Zeitgewinn durch Automatisierung
Routineaufgaben wie das Sortieren von Anträgen, die Beantwortung wiederkehrender Fragen oder das Erfassen von Formulardaten lassen sich deutlich schneller bearbeiten. Schnelle Ergebnisse liefern KI-Assistenten für Sachbearbeitende. Sie unterstützen bei Textzusammenfassungen, Formulierungshilfen und Recherchen auf vorhandenen Wissensbeständen.
Steigerung der Bearbeitungsqualität
KI-gestützte Prozesse sind konsistent und weniger anfällig für menschliche Fehler, zum Beispiel bei der Zuordnung von Anliegen oder der Bewertung von Informationen.
Bessere Erreichbarkeit und Servicequalität
Chatbots oder digitale Assistenten stehen rund um die Uhr zur Verfügung. Das verbessert die Bürgerzufriedenheit, besonders bei einfachen Anliegen, die sonst Wartezeiten verursachen würden.
Transparente und nachvollziehbare Prozesse
Moderne KI-Lösungen lassen sich so gestalten, dass ihre Entscheidungen dokumentiert, erklärt und nachvollzogen werden können. Das stärkt das Vertrauen in digitale Verwaltungsprozesse.
Effizientere Ressourcennutzung
Freigewordene Kapazitäten bei Mitarbeitenden können dort eingesetzt werden, wo menschliche Expertise unverzichtbar ist, beispielsweise in der Sozialberatung, Bauplanung oder Krisenkommunikation.
Förderung von Innovation und Modernisierung
KI-Projekte schaffen Impulse für weitere Digitalisierungsvorhaben und stärken die Attraktivität der Verwaltung als moderner Arbeitgeber.
Sie haben bereits eine konkrete Idee für ein KI-Projekt?
und praxisnahen Plan entwickeln.
Pilotprojekt „Intelligente Posteingangsverarbeitung“
Ausgangslage
In einer mittelgroßen Stadt werden jährlich über 50.000 Briefe, E-Mails und Onlineformulare für die unterschiedlichen Fachbereiche eingereicht. Diese müssen manuell gesichtet, sortiert und den Fachabteilungen zugewiesen werden. Das bindet Kapazitäten und führt oft zu Verzögerungen.
Projektziel
Automatisierung der Erkennung und Verteilung eingehender Schreiben durch ein KI-basiertes System zur Dokumentenklassifikation
Umsetzungsschritte
- Bedarfsanalyse: Welche Dokumentarten kommen häufig vor? Welche Fehler treten bei manueller Zuordnung auf?
- Datengrundlage schaffen: Es müssen vorhandene Dokumente digitalisiert und ein einheitliches Datenformat etabliert werden.
- Pilotbereich wählen: Zunächst wurde mit einem Fachbereich gestartet (z. B. Bauamt oder Ordnungsamt), um den Prozess zu testen.
- KI-System einführen: Trainiertes Modell erkennt automatisch Inhalt und Zieladresse von Schreiben (z. B. „Antrag auf Sondernutzung“ geht ans Tiefbauamt).
- Prozesse anpassen: Einführung eines digitalen Workflows, Übergabe an Fachverfahren oder an das Dokumentenmanagementsystem.
- Evaluation: Dazu gehören die laufende Analyse der Trefferquote, Rückmeldungen der Mitarbeitenden und Optimierung des Systems.
Ergebnis
Bereits nach wenigen Wochen können 70–80 % der eingehenden Dokumente automatisch korrekt zugeordnet werden. Die Bearbeitungszeit sinkt deutlich und die Rückfragen nehmen ab.
So gelingt der Einstieg: Empfehlungen für Behörden
Damit der Start in KI-Projekte gelingt, sollten Verwaltungen folgende Grundsätze beachten:
1. Klein anfangen, aber strategisch denken
Entwickeln Sie für den gesamten Überblick eine KI-Strategie, aber starten Sie mit einer überschaubaren KI-Anwendung mit klar messbarem Nutzen. Das senkt die Einstiegshürde. Wichtig ist ein realistisches Ziel und nicht eine maximale Technologietiefe.
2. Interdisziplinär arbeiten
Technik, Fachbereich, Datenschutz und Organisation müssen an einem Strang ziehen. KI-Projekte sind keine reinen IT-Vorhaben.
3. Partner einbinden
Hochschulen, spezialisierte IT-Dienstleister oder andere Organisationen des öffentlichen Sektors mit Erfahrung helfen beim Einstieg und vermeiden typische Fehler.
4. Transparenz und Schulung
Mitarbeitende sollten früh eingebunden werden. Schulungen und offene Kommunikation stärken KI-Kompetenz, Akzeptanz und Verständnis.
5. Datenschutz aktiv gestalten
Privacy by Design, Löschkonzepte und transparente Dokumentation sind wichtige Aspekte. Wer den Datenschutz von Anfang an mitdenkt, spart später Aufwand.
Der einfache Einstieg in KI: Die 5-Schritte-Checkliste
Unsere kompakte Checkliste führt Sie in fünf praxisnahen Schritten durch den Einstieg. Ideal für alle, die KI strategisch nutzen möchten.
KI in der öffentlichen Verwaltung erfolgreich einführen
Die Einführung von KI in der öffentlichen Verwaltung ist kein kurzfristiger Digitalisierungstrend, sondern ein strategischer Schritt hin zu einer modernen, leistungsfähigen Verwaltung. Angesichts des demografischen Wandels, knapper Ressourcen und steigender Erwartungen an Servicequalität ist jetzt der richtige Zeitpunkt, konkrete Projekte umzusetzen.
Mit dem richtigen Partner gelingt der Einstieg auch ohne umfangreiche Vorarbeit. Wilde-IT unterstützt Behörden und Organisationen des öffentlichen Sektors dabei, praxistaugliche KI-Lösungen zu identifizieren, umzusetzen und nachhaltig zu verankern. Unser Fokus liegt auf realistischen Szenarien, klarer Kommunikation und messbarem Nutzen – stets im Einklang mit rechtlichen und ethischen Anforderungen.
Ob intelligente Dokumentenverarbeitung, Chatbots im Bürgerservice oder datenbasierte Entscheidungsunterstützung: Wir begleiten Sie von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung.
Ihr Ansprechpartner für KI-Projekte
Dimos Heinevetter
Häufige Fragen zu KI in der Verwaltung
Für den erfolgreichen Einsatz von KI brauchen Behörden strukturierte und qualitativ hochwertige Daten. Dazu gehören etwa Antrags- und Formularinformationen, Geodaten oder historische Verwaltungsakten. Wichtig ist, dass die Daten DSGVO-konform verarbeitet werden und klare Zuständigkeiten für Qualität und Pflege bestehen. Ergänzend können externe Datenquellen, etwa aus Statistikämtern oder Open-Data-Portalen, eingebunden werden, um KI-Modelle aussagekräftiger zu machen.
Ein PoC in der öffentlichen Verwaltung kann in 8 bis 12 Wochen umgesetzt werden. Entscheidend sind ein klar abgegrenzter Use Case, verfügbare Daten und ein kleines Kernteam aus Fachbereich und IT. Ziel ist, erste Ergebnisse schnell sichtbar zu machen, ohne aufwendige Vorarbeiten. So gewinnen Verwaltungseinheiten Erfahrungen mit KI, bauen Know-how auf und können anschließend über Skalierung und Integration in den Regelbetrieb entscheiden.
Der EU AI Act stellt sicher, dass KI-Systeme im öffentlichen Sektor vertrauenswürdig und transparent eingesetzt werden. Behörden müssen prüfen, ob ihre geplanten Anwendungen als „hochrisikobehaftet“ gelten, beispielsweise bei Bürgeranträgen oder Entscheidungsprozessen. In diesem Fall sind Anforderungen wie Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und menschliche Kontrollmechanismen verpflichtend. Wer frühzeitig Governance-Strukturen, Compliance-Checks und klare Verantwortlichkeiten etabliert, reduziert Risiken und schafft Vertrauen in die Technologie.
