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Neue IT-Technologien haben nicht nur Auswirkungen auf die Gesellschaft, sondern sorgen auch für Wandel in der Unternehmenswelt. Dabei sprechen wir häufig von der digitalen Transformation. Gemeint sind damit Unternehmensprozesse, Kundenerlebnisse und Geschäftsmodelle, die mit dem Einsatz neuer Technologien transformiert bzw. weiterentwickelt werden.
Im gleichen Atemzug wie digitale Transformation wird immer häufiger die Automatisierung von Geschäftsprozessen genannt. Doch tatsächlich scheuen sich viele Unternehmen noch davor, wichtige Prozesse zu automatisieren. Jedoch kann die Automatisierung viel Zeit sparen, die für das Kerngeschäft genutzt werden kann. Wir möchten in diesen Artikel die wichtigsten Vorteile sowie erste Schritte für die Automatisierung von Geschäftsprozessen aufzeigen.
Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen beseitigt Engpässe, die zu Zeit- und Umsatzverlusten führen. Die Verbesserungen reichen von gesteigerter Produktivität und Compliance bis hin zu einer besseren Kundenerfahrung und Marktleistung. Hier sind ein paar der wichtigsten Vorteile:
1. Enorme Zeiteinsparungen
Zeitersparnis ist der Hauptvorteil der Automatisierung in Unternehmen. Viele Büroangestellte verbringen mehr als 2 Stunden pro Tag mit administrativen Aufgaben wie der Suche nach Informationen oder der Freigabe von Dokumenten. Lösungen wie Dokumentenmanagementsysteme werden Ihre Mitarbeiter unterstützen diese Aufgaben viel schneller, effizienter und fehlerfreier zu erledigen. Letztendlich bedeutet die Prozessautomatisierung, dass Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für höherwertige Aufgaben haben.
2. Sinkende Kosten durch effiziente Prozesse
Wenn Geschäftsprozesse manuell ausgeführt werden, gibt es fast immer eine erhebliche Ressourcenverschwendung. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen werden die Betriebskosten minimiert und gleichzeitig Gewinnmargen erhöht. Darüber hinaus erleichtert der Wechsel von manuellen zu automatisierten Geschäftsprozessen die Identifizierung und Behebung von Fehlern und Engpässen in Arbeitsabläufen, die auch Kosten verursachen können.
3. Transparenz verbessert Zusammenarbeit
Ein Prozess ist dann effizient, wenn mit minimalem Aufwand das beste Ergebnis erzielt wird. Bei digitalisierten Geschäftsprozessen werden eine Reihe vordefinierter Schritte konsequent ausgeführt und es gibt keinen Raum für Abweichungen. Das führt zu verbesserter Qualität und Kommunikation, größerer Transparenz und effizienterer Aufgabenverwaltung.
Notizen, Anrufe und E-Mails zur Weitergabe von Informationen können durch modernere Lösungen ersetzt werden. Wenn das Team über ein Dashboard verfügt, um den Fortschritt der Aufgaben zu überprüfen, wird es einfacher, Fristen zu verwalten und die Zusammenarbeit zu optimieren. Das wird unter anderem auch zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit führen.
4. Weniger Fehler und Redundanzen
Irren ist leider menschlich und Fehler passieren sicherlich auch in Ihrem Unternehmen. Bei papierbasierten, manuellen Prozessen ist die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler passieren sehr viel höher. Nutzen Sie die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozesse zur Minimierung des Fehlerrisikos und Vermeidung von redundanten Vorgängen.
5. Standardisierte Workflows sorgen für Sicherheit
Ein manueller Prozess, an dem viele Mitarbeiter und Stakeholder beteiligt sind, kann ziemlich chaotisch sein. Jeder hat seine eigenen Gewohnheiten, Ablagemethoden und mehrere Aufgaben, die gleichzeitig zu verfolgen sind. Damit der Prozess effektiv ist, muss er in der Anfangsphase richtig gestaltet werden.
Ein durchgängiger Workflow besteht aus einer Reihe von systematisch aufeinander folgenden Schritten, die zum Ausführen einer Aufgabe automatisiert werden. Im Kontext der Dokumenten-verwaltung werden beispielsweise Dateien verteilt, um Aufgaben wie Genehmigungen, Überprüfungen und Änderungen auszuführen. So können keine kritischen Schritte übersehen werden oder Dokumente verloren gehen. Dabei geht es auch darum Regeln für den Umgang mit den Dokumenten hinsichtlich Sicherheit, Vertraulichkeit und Aufbewahrungsfrist festzulegen. Da alles nachvollziehbar und unter Kontrolle ist, sorgt die Automatisierung von Geschäftsprozessen letztendlich auch für eine bessere Einhaltung relevanter Vorschriften und Fristen.
6. Überlegender Kundenservice
Automatisierte Geschäftsprozesse tragen dazu bei das Kundenerlebnis zu verbessern oder die Kundenerwartung zu übertreffen. Anstatt stundenlang Papiere zu suchen, können Sie die benötigten Informationen schnell abrufen und Ihrem Kunden helfen. Antwortgeschwindigkeit und Qualität der Aussage wird die Zufriedenheit Ihrer Kunden steigern, was Ihnen wiederum Wettbewerbsvorteile sichert.
Wie lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren?
Jeder Geschäftsprozess, der aus klar definierten und wiederholbaren Schritten besteht, kann automatisiert werden. Das gilt für fast alle papierbasierten Prozesse, die kein logisches Denken erfordern.
Bevor Sie mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen starten, ist es wichtig zu verstehen, wie der bestehende Prozess funktioniert, warum er ein guter Kandidat für die Automatisierung ist und wie er geändert werden sollte. Hier sind einige notwendige erste Schritte:
Analysieren Sie wie stark Ihr Wille ist, Prozesse zu automatisieren.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen verändert die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, und erfordert daher die Zustimmung der Interessengruppen. Der Umfang der Automatisierung bestimmt den erforderlichen Grad des Engagements der Führungskräfte. Auch Mitarbeiter, die befürchten, dass die Automatisierung ihre Arbeitsplätze abbaut, müssen auf dem Laufenden gehalten werden. Planen Sie auch ausreichend Zeit für die Schulung von der Automatisierung betroffener Mitarbeiter ein, damit diese gerne dem standardisierten Workflow folgen und die Vorteile verstehen.
Identifizieren Sie Prozesse, die sich für eine Automatisierung eignen könnten.
Bevor Sie sich mit der Software auseinandersetzen, die Sie bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützen soll, ist es wichtig zu wissen, was der bestehende Prozess beinhaltet. Unternehmen erzielen in der Regel den größten Gewinn aus Automatisierungsprojekten, wenn komplexe, geschäftskritische Prozesse digitalisiert werden. Die meisten Experten raten jedoch Unternehmen mit begrenzter Automatisierungserfahrung klein anzufangen. Konzentrieren Sie sich auf wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben wie die Digitalisierung des Rechnungsmanagements, bei denen die Schritte eindeutig und gut verstanden sind. Betrachten Sie dabei die Prozesse aus einer umfassenden, ganzheitlichen Perspektive.
Analysieren Sie Prozessschritte, die eliminiert, optimiert und automatisiert werden können.
Nachdem Sie sich entschieden haben, welcher Geschäftsprozess verbessert werden soll, sollten Sie bedenken, welchen Anteil er an der gesamten Unternehmenstätigkeit hat, wie viele Abteilungen an seiner Ausführung beteiligt sind und welche Ergebnisse Sie von seiner Automatisierung erwarten.
Zu den einfachen und leicht zu implementierenden Geschäftsanwendungen die Unternehmen oft als Ausgangspunkt für die Digitalisierung nutzen, gehören beispielsweise die Arbeitszeitüberwachung, die Archivierung von Verträgen oder die Anmietung von Fahrzeugen für Dienstreisen. Komplexe Anwendungen hingegen sind oft unkonventionelle Systeme mit vielen Modulen, robusten Formen und mehrstufigen Genehmigungsprozessen.
Im Allgemeinen sind Aufgaben mit wiederkehrenden, zeitkritischen Aufgaben, an denen mehrere Personen beteiligt sind und die Compliance- und Audit-Trails erfordern, gute Kandidaten für die Automatisierung.
Legen Sie messbare Ziele fest.
Quantifizieren Sie die Gründe, die für die Implementierung eines neuen Systems in finanzieller und praktischer Hinsicht sprechen – potenzielle Einsparungen bei Infrastruktur, Arbeitszeit und Materialien; Datensicherheit; verbesserte Zusammenarbeit und Arbeitsabläufe; besserer Kundenservice oder die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
Lassen Sie sich von einer geeigneten Software unterstützen.
Für gängige Prozesse und Abläufe gibt es meistens Standardsoftwarelösungen, welche jedoch bei individuellen Anforderungen eines Unternehmens nicht ausreichen. Automatisierung hilft Ihnen Zeit, Geld und Nerven zu sparen. Und gerade dort, wo sich Ihr Unternehmen von anderen unterscheidet, gibt es häufig keine Standardlösungen.
Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern und Ihre operativen Prozesse zu beschleunigen, entwickeln wir individuelle Software für Sie. Zur Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse konzipieren, erstellen und implementieren wir einzigartige Unternehmensanwendungen – effizient und zuverlässig.
Egal wie komplex Ihre Anforderungen sind – wir beraten Sie bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen für Ihr Unternehmen. Deshalb steht eine entsprechende Analyse immer am Anfang unserer Softwareprojekte. Haben Sie Fragen dazu oder benötigen Sie Unterstützung? Wir helfen Ihnen gerne und bringen Sie auf in den Weg in die digitale Transformation.
