Mehr Effizienz und Datenqualität:
Erfolgreiche Migration von Excel zur Web-App

Der Auftrag umfasste die Neuentwicklung der Betriebsmittel-Datenbank von der Analyse bis zum Rollout. Im Mittelpunkt stand die Entwicklung einer robusten und benutzerfreundlichen Anwendung, um die internen Prozesse der Abteilung nachhaltig zu optimieren. 

Unsere Kernleistungen im Detail umfassten dabei: 

• Analyse und Konzeption: Wir führten eine tiefgehende Analyse des Excel-basierten Altsystems durch, um alle Kernfunktionalitäten und versteckten Abhängigkeiten zu verstehen. Darauf aufbauend erstellten wir technische Konzepte für die neue Anwendungsarchitektur, die Datenstrukturen und einen detaillierten Plan für die sichere Migration der Bestandsdaten. 

• Full-Stack-Entwicklung und UI/UX-Design: Unser Team entwickelte eine moderne Web-Anwendung mit PocketBase als schlankem und effizientem Backend. In enger und regelmäßiger Abstimmung mit den Fachexperten des Kunden entwarfen wir eine intuitive Benutzeroberfläche, die auf maximale Benutzerfreundlichkeit und Effizienz ausgelegt ist. Prototypen und Feedbackschleifen stellten sicher, dass die finale Lösung exakt den Bedürfnissen der Anwender entspricht. 

• Sichere Datenmigration und schrittweise Einführung: Wir entwickelten und implementierten einen robusten Prozess zur Migration der Daten aus den vielfältigen Excel-Dateien in die neue, strukturierte Datenbank. Um das Risiko zu minimieren und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, planten wir einen schrittweisen Übergang, der es den Teams ermöglichte, sich sukzessive mit dem neuen System vertraut zu machen. 

• Agiles Projektmanagement und Dokumentation: Das Projekt wurde nach agilen Methoden gesteuert, mit regelmäßigen Abstimmungsterminen alle 1-2 Wochen, um maximale Transparenz zu gewährleisten und flexibel auf Anpassungswünsche reagieren zu können. Die gesamte technische Dokumentation wurde parallel zur Entwicklung mit Docusaurus erstellt und ist als digitale Hilfe direkt in die Anwendung integriert. 

Weitere Hintergründe, Vorgehen und Entscheidungshilfen finden Sie im Leitartikel Excel ablösen – Von Tabellen zur modernen Business-Anwendung.

Die Ablösung des veralteten Systems durch eine moderne Lösung hat die Arbeitsweise der Abteilung grundlegend verbessert und einen messbaren Mehrwert geschaffen. 

• Effizienz und Produktivität steigen deutlich: 
  Die neue Anwendung beschleunigt die Arbeitsabläufe durch ihre zentrale Verfügbarkeit und hohe Performance. Alle Vorgänge sind direkt nachvollziehbar und Systembrüche entfallen. So konzentrieren sich die Mitarbeiter wieder voll auf ihre Kernaufgaben. 

• Datenqualität und Entscheidungssicherheit verbessern sich: 
  Eine zentrale „Single Source of Truth“ verbessert die Datenqualität entscheidend und beseitigt Inkonsistenzen. Das System dokumentiert alle Änderungen lückenlos. Daraus entsteht eine verlässliche Datenhistorie, die fundierte Entscheidungen erst ermöglicht. 

• Die Lösung ist zukunftssicher und einfach erweiterbar: 
  Die moderne technologische Basis lässt sich einfach warten und ausbauen. Das Team implementiert neue Funktionalitäten zukünftig schnell und kosteneffizient. Dank der intuitiven Oberfläche arbeiten sich neue Mitarbeitende schneller ein, was die Akzeptanz der Lösung langfristig sichert. 

• Die Anwendung wird zum strategischen Werkzeug: 
  Die neue Software ersetzt nicht nur eine Excel-Tabelle – sie wird zu einem strategischen Werkzeug. Sie sichert die Datenintegrität, steigert die Effizienz und hilft der Abteilung, ihre Ziele innerhalb des Konzerns zuverlässiger und schneller zu erreichen.